Duyuruyu Kapat
Facebook Gözat
Twitter Gözat

Verimli bir iş toplantısı için yapılacak şeyler

Konu, 'Kariyer Bilgi ve İpuçları' kısmında Tuğba Cabi tarafından paylaşıldı.

  1. Tuğba Cabi

    Tuğba Cabi CMNet Üyesi

    137.jpg


    Başarılı bir toplantı için özel bir dikkat ve özen göstermek gerekir.

    Toplantı yapmak için toplantı yapılmaz. Başarılı ve sonuç alıcı toplantının bir amaç değil, belli bir amaca ulaşmak için bir araç olduğu hiçbir zaman unutulmamalıdır.

    Çoğu zaman, ayaküstü ya da telefon görüşmeleriyle çözülecek sorunlarla ilgili de toplantı yapılır. Oysa toplantıların içeriğinin özenle belirlenmesi gerekir. Toplantı ana meseleler üzerinde yoğunlaşmaya, motivasyonu arttırmaya ya da katılanların görüş ve önerilerini çoğaltmaya yardımcı olmalıdır.

    Süreç genellikle pek dikkate alınmaz, ama toplantının can damarını oluşturur. Araştırmalar kara alma sürecinin bir parçası olduğunu hisseden katılımcıların kararı uygulama konusunda daha istekli ve verimli olduğunu gösteriyor. Toplantıya katılanların hem birey olarak hemde topluluk olarak ihtiyaçları dikkate alınmışmı? Katılanlar görüşlerini ifade edebiliyor, kendilerini karar alma sürecinin bir parçası olarak görülebiliyorlar mı? Kötü niyetli ya da bozguncu davranışlar açıkça ele alınıyor mu? Toplantının havası enerji yüklü mü? Katılanlar toplantının amacıyla ilgili heyecan duyuyorlar mı? Bunlar sağlandığında toplantı canlı ve verimli bir süreç olarak cereyan eder.

    Toplantıların başarısı toplantıya çağıran ve o toplantıyı yöneten kişi kadar katılımcılara da bağlıdır. Bu nedenle, amacı muğlak buluyorsak, hiç çekinmeden bunu belirtmemiz yararlı olur.


    Verimli bir toplantı, belirlenen amaçların daha az zamanda ve istenilen doğrultuda gerçekleşmesini sağlayacak bir organizasyon halini alır. Bu nedenle birtakım işlere özen gösterilmelidir.

    Bunlar:

    • Toplantı gündemi, önceden yönetici ile tespit edilerek yazılmalı, açıkça tarif edilmiş özel amaçlar belirlenmelidir.

    • Mümkünse katılımcıların, gündem hazırlanmasına katkıda bulunmaları sağlanmalıdır.

    • Toplantının yapılacağı yer, tarih ve saat saptanmalıdır.

    • Toplantıdaki konuşmacıların gerekli bilgiye, uzmanlığa sahip, konu ile ilgili kişiler arasından seçilmesine dikkat edilmelidir.

    • Toplantıya katılacak kişilere haber verilmelidir.

    • Her konu için, önceliğine göre zaman sınırlamalı bir gündem bastırılıp toplantıdan önce katılımcılara dağıtılarak hazırlanmaları sağlanmalıdır.

    • Toplantı mekânının düzenlenmesi sağlanmalıdır. Masa ve koltuk düzeni ayarlanmalı, katılımcıların isim kartları oturma şekline göre yerleştirilmeli, mekanın havalandırma, ısıtma, aydınlatma işlemlerinin yeterli düzeyde olması sağlanmalı, gerekli olan araç-gereçler temin edilmeli, ikram edilecek yiyecek ve içecekler hazırlanmalı.

    • Toplantıyı yönetmek için bir toplantı başkanı, notları almak için ve zamanı kontrol etmek için de birer yetkili belirlenmelidir.

    • Toplantının başlama saatini değişik tutarak katılımcıların dikkati zaman konusu üzerine çekilebilir. Belirlenen zamanlamalara uyulmasına özen gösterilmelidir.

    • Toplantı konusunun dışına çıkılmasına izin verilmemelidir. Bu zaman kaybına ve dikkatlerin dağılmasına neden olur.

    • Toplantı notlarının toplantıdan hemen sonra dağıtılmasını sağlanmalıdır. Notların, doğru noktalara temas ettiğinden emin olunmalıdır.


    Toplantı yapmak için toplantı yapılmaz. Başarılı ve sonuç alıcı toplantının bir amaç değil, belli bir amaca ulaşmak için bir araç olduğu hiçbir zaman unutulmamalıdır.

    Çoğu zaman, ayaküstü ya da telefon görüşmeleriyle çözülecek sorunlarla ilgili de toplantı yapılır. Oysa toplantıların içeriğinin özenle belirlenmesi gerekir. Toplantı ana meseleler üzerinde yoğunlaşmaya, motivasyonu arttırmaya ya da katılanların görüş ve önerilerini çoğaltmaya yardımcı olmalıdır.

    Süreç genellikle pek dikkate alınmaz, ama toplantının can damarını oluşturur. Araştırmalar kara alma sürecinin bir parçası olduğunu hisseden katılımcıların kararı uygulama konusunda daha istekli ve verimli olduğunu gösteriyor. Toplantıya katılanların hem birey olarak hemde topluluk olarak ihtiyaçları dikkate alınmışmı? Katılanlar görüşlerini ifade edebiliyor, kendilerini karar alma sürecinin bir parçası olarak görülebiliyorlar mı? Kötü niyetli ya da bozguncu davranışlar açıkça ele alınıyor mu? Toplantının havası enerji yüklü mü? Katılanlar toplantının amacıyla ilgili heyecan duyuyorlar mı? Bunlar sağlandığında toplantı canlı ve verimli bir süreç olarak cereyan eder.

    Toplantıların başarısı toplantıya çağıran ve o toplantıyı yöneten kişi kadar katılımcılara da bağlıdır. Bu nedenle, amacı muğlak buluyorsak, hiç çekinmeden bunu belirtmemiz yararlı olur.

    Kaynak:yenibirhedef.com

    137.jpg
     
Verimli bir iş toplantısı için yapılacak şeyler konusuna benzer içeriklerimiz
  1. Çevre ve orman bakanlığına çevre uyum belgesi için yapılacak müracaatta istenen belge

    ATIK PiL VE AKÜMÜLATÖRLERiN YÖNETiMi hakkındadır. 1-DİLEKÇE -Tarih, sayı, firma kaşesi ve yetkili imza yer alacaktır. 2- PİLLER İÇİN KOTA UYGULAMASI MÜRACAAT FORMU - Yönetmeliğin 25 inci maddesi gereğince pil ithalatçıları bir önceki yıla ait ithalat ve satış miktarlarını göz önünde bulundurarak dolduracaklardır. 3- AKÜMÜLATÖRLER İÇİN DEPOZİTO UYGULAMASI MÜRACAAT FORMU...
  2. Fuel oil kazanlarının bertarafı için yapılacak işlemler hakkında

    Merhabalar Arkadaşlar, Danışmanlığını yaptığım bir firmanın fuel oil kazanlarının yerinde sökümü ve bertarafı için bir lisans veya izin alma isteği var. Tehlikeli Atıkların Kontrol Yönetmeliği kapsamında mı hareket edilmeli yoksa atık bertaarafı işlemler mi yapılmalı? Bilgisi olan arkadaşlar yardımcı olursa sevinirim...
  3. Deniz deşarjı için yapılacak analizin maliyeti

    arkadaşlar deniz deşarjında: yapılacak labaratuar deneyleri ne kadara mal oluyor?
  4. Bizim için küçük, doğa için büyük şeyler...

    Çevremize duyarlı olalım... [MEDIA]