Tuğba Cabi
Kayıtlı Kullanıcı
- Katılım
- 23 Şubat 2010
- Firma
- SHAMROCK TEKSTİL SAN. VE TİC. A.Ş.
Bireylerin zamanlarını kontrol edebilmeleri ve etkin bir biçimde kullanabilmeleri için bir takım ilkeler oluşturulmuştur. Belli başlıklar altında toplanan bu ilkeler şunlardır:
Bireysel Hazırlık
Zaman yönetimini uygulama içinde olan ya da zamanını iyi yönetmek isteyen bir birey, her şeyden önce başarılı bir zaman yönetiminin ancak kendi çabası ile mümkün olacağının bilincinde olmalıdır.
Birey, zaman yönetimine karar verdiği zaman, bunu ancak kendisi yapacaktır. Kendisinden başka bir yardımcısı yoktur. Birey zamanını en iyi şekilde ancak kendisi kullanabilir, planlayabilir ve kendi bir düzene koyabilir. Diğer bir ifadeyle bireyin zamanını iyi planlayabilmesinin, yönetebilmesinin tek yolu, bu yolda yalnız olduğunu bilmesi olmaktır.
Toplam Çalışma Zamanının %100’ ünü Planlamaktan Kaçınmak (%60 Kuralı)
Bireyler zamanlarının ancak %60′ nı kontrol edebilmektedir . Her an ortaya çıkabilecek beklenmedik işler, planlanmamış girişimlerin yapılması zorunluluğu, önemsiz olmasına karşılık aciliyet kazanmış işler ve sosyal etkinlikler için belirli bir zaman ayrılması gerektirmektedir.
Belirli bir zaman diliminde bir birey zaman yönetimi anlamında en başarılı stratejileri uygulamış olsa da zamanının %40’ lık bir bölümünü kontrolünün dışındaki bu işlere ayırması gerekir. Zaman yönetimi temel olarak bu %60’ lık bölümü artırma veya daha etkin kullanma çabalarının ortak adıdır. Ancak, bunun hiçbir zaman %100’e çıkarılamayacağı da genel kabul görmektedir.
Bireyler beklenilmeyen olaylar, kesintiler ve benzeri durumların üstesinden gelebilmek için toplam çalışma süresinin %100’ ünü planlamaktan kaçınmalı ve sadece belli bir yüzdesini planlamalıdırlar. Tipik olarak bu oran %60’ tır.
Önce Etkinlik Daha Sonra Verimlilik
Zamanı kullanma bir anlamda işleri iyi yapmaktan çok, doğru işleri doğru zamanda yapmaktır. Etkinlik, doğru iş yapmak anlamına gelmektedir. Yapılacak doğru işler tamamlandıktan sonra, kişiler işleri doğru yapmaya yoğunlaşmalıdır. İşte bu verimliliktir. İşleri doğru yapma, onu tam olarak yanlışsız bir şekilde yapmayı ifade etmektedir.
Verimlilikte zamanın ve diğer kaynakların en az kullanılması söz konusudur. Verimlilik etkinlikten sonra gelmektedir. Çünkü amaçlara doğrudan veya dolaylı olarak katkıda bulunmada başarılı olunamadığı bir durumda işlerin iyi yapılmasının bir önemi olmamaktadır.
Personele Yetki Devri ve Onların Eğitilmesi
Yetki devri başkalarına yaptırılabilecek işlerden kurtulma değil, gerçekten yöneticinin kendisinin yapması gereken işlerle ilgilenmesinin gereğidir.
Yöneticiler zaman cetvellerine baktıklarında, önemli saydıkları pek çok şeyi yapmak için yeterli zamanlarının olmadığını görmektedirler. Yöneticilerin önemli gördüğü faaliyetlerle ilgilenebilmelerinin, diğer bir ifadeyle kendilerine zaman ayırabilmelerinin tek yolu, astlarının da yapabileceği işleri onlara devretmesinden geçmektedir.
Yöneticiler tarafından gerçekleştirilen işlerin büyük bir bölümü başkaları tarafından da yapılabilecek işlerdir. Bu nedenle de, başkalarına devredilmelidir.
Yetki devri zamanı verimli kullanmayı olumlu yönde etkilemektedir. Gerçekte işe uygun bir asta yapılacak yetki devri yöneticiye zaman kazandırmaktadır. Bu nedenle her yönetici, personeli bu yönde eğitmelidir.
Tersine Yetki Devrinden Kaçma
Ast-üst ilişkilerinde ilginç bir gerçek de ters ya da yukarı doğru olan yetki devridir. Astlarda bazıları verilecek görevlerin riskinden kaçmak için veya başaramama korkusu, aşırı iş yükü, işi bitirmek için gerekli bilgi ve yeteneğe sahip olmamaları gibi nedenlerle verilen görevleri almayabilirler. İstemeyerek aldıkları durumlarda da sürekli yöneticiye danışarak, onun zamanını alabilirler. Bu durumda yetki devri geri dönmüş olur. Yetki devrinin geri dönmesi zaman yönetimi açısından istenilmeyen bir durumdur.
Her Bir Gün İçin Amaçların Listelenmesi ve Öncelikli Olanların Belirlenmesi
Amaçları belirlemek ve onlara ulaşmak, zaman yönetimi açısından önemlidir. Kişi ne yapması gerektiğini bilmiyorsa işe nereden başlayacağını da bilmeyecektir. Nelerin önemli ve yapılması gerektiğini bilen bir kişi olayların kendisini yönlendirmesini engelleyecek ve olaylara kendisi yön verecektir. Böylece sahip olduğu zaman parçası içinde yapması gerekenlere ulaşma olanağına da kavuşacaktır. Amaçları belirlemek kişinin dikkatinin gittiği yönde odaklanmasına, belli bir zaman çerçevesi içinde ne yapacağını anlamasına yardımcı olmaktadır.
İyi bir zaman yöneticisinin hareket noktasını, önemli işlerin zamanında yapılması ilkesi oluşturmaktadır. Bu amaçla yönetici, öncelikle amaçlarını ve bunlara ulaşabilmek için gereken işleri belirlemeli, daha sonra da bu işleri önem derecesine göre sıralamalıdır. Bu ise iyi bir planlamayı gerektirmektedir.
Belirli Bir Zamanda Belirli Bir İş Yapılması
Yöneticiler belirli bir zaman dilimi içinde tek bir iş üzerinde çalışmalıdır. Bir önceki işi bitirmeden yada çalışmaya geçici olarak ara vermeden yeni bir çalışmaya geçilmemelidir. Bir görevi belirli bir zaman içinde bitirmek; iş ikinci kez ele alındığında, konuyu hatırlatmak ve kavramak için zaman harcamak gerekmeyeceğinden yöneticiye çok zaman kazandıracaktır.
Çalışma Programının Yapılması
Uzun süreli planların yanı sıra günlük programlar hazırlama yöneticiye zaman kazandırmaktadır. Bunun için astlarla konuşma saatlerini ve benzeri konuları programlamak zamanın düzenli kullanılmasını sağlayabilmektedir. Yöneticiye önerilen yöntemlerden birisi de Cuma günü öğleden sonra, takip eden haftada yapılacak işleri belirlemektir. Haftalık olarak düzenlenmiş işler günlük programlar haline dönüştürülerek düzenlik sağlanmış olmaktadır.
Yöneticilerin günlük faaliyetlerini ve çalışmalarını belli bir plan ve program içinde gerçekleştirememeleri yapacakları işin kalitesini ve aktivitesini en aza indirmektir. Hatta yapılması gereken oldukça önemli işlerin ve faaliyetlerin diğer yıllara sarkmasına ve tamamının gerçekleştirilememesine neden olmaktadır. Bütün bu benzeri nedenlerle yöneticiler günlük çalışmalarını belirli bir plan ve program içinde gerçekleştirmelidirler. Ayrıca programlarının esnek olmasına, gün boyu oluşabilecek kesintiler ve ortaya çıkan yeni durumlara uyabilecek nitelikte hazırlanmaya özen göstermelidir.
Zaman Kayıplarını Giderme
Zaman kayıpları bireyin kendisinden kaynaklanabileceği gibi kendi dışındaki nedenlerden de kaynaklanabilmektedir.
Bireyin mevcut zamanını etkin kullanmasını engelleyen bu nedenlerin bir kısmının ortadan kaldırılması bir kısmının ise etkilerinin azaltılması şeklinde bir uygulamaya gidilebilir. Bu konuda en etkili yollardan birisi, zamanın etkin kullanımını engelleyen sorunları saptayarak, uzun ve kısa vadede bu sorunları ortadan kaldırılacak yöntemleri uygulamaya koymaktır.
Alıntıdır...