• Sitemizde dosya yada bilgi temini amacıyla mail adresi paylaşımı yasaklanmıştır. Unutmayınız ki benzer problemle karşılaşan başka meslektaşlarımızda olabilir, şahsa özel bilgi alınması durumunda da forum amacından uzaklaşarak işlevselliğini yitirebilir. Mail adresi paylaşımı dolayısıyla yaptırıma uğrayabileceğinizi hatırlatmak isteriz.

Verimli bir iş toplantısı için yapılacak şeyler

Kayıt
23 Şubat 2010
Mesajlar
427
Beğeniler
114
Şehir
Denizli
#1
137.jpg


Başarılı bir toplantı için özel bir dikkat ve özen göstermek gerekir.

Toplantı yapmak için toplantı yapılmaz. Başarılı ve sonuç alıcı toplantının bir amaç değil, belli bir amaca ulaşmak için bir araç olduğu hiçbir zaman unutulmamalıdır.

Çoğu zaman, ayaküstü ya da telefon görüşmeleriyle çözülecek sorunlarla ilgili de toplantı yapılır. Oysa toplantıların içeriğinin özenle belirlenmesi gerekir. Toplantı ana meseleler üzerinde yoğunlaşmaya, motivasyonu arttırmaya ya da katılanların görüş ve önerilerini çoğaltmaya yardımcı olmalıdır.

Süreç genellikle pek dikkate alınmaz, ama toplantının can damarını oluşturur. Araştırmalar kara alma sürecinin bir parçası olduğunu hisseden katılımcıların kararı uygulama konusunda daha istekli ve verimli olduğunu gösteriyor. Toplantıya katılanların hem birey olarak hemde topluluk olarak ihtiyaçları dikkate alınmışmı? Katılanlar görüşlerini ifade edebiliyor, kendilerini karar alma sürecinin bir parçası olarak görülebiliyorlar mı? Kötü niyetli ya da bozguncu davranışlar açıkça ele alınıyor mu? Toplantının havası enerji yüklü mü? Katılanlar toplantının amacıyla ilgili heyecan duyuyorlar mı? Bunlar sağlandığında toplantı canlı ve verimli bir süreç olarak cereyan eder.

Toplantıların başarısı toplantıya çağıran ve o toplantıyı yöneten kişi kadar katılımcılara da bağlıdır. Bu nedenle, amacı muğlak buluyorsak, hiç çekinmeden bunu belirtmemiz yararlı olur.


Verimli bir toplantı, belirlenen amaçların daha az zamanda ve istenilen doğrultuda gerçekleşmesini sağlayacak bir organizasyon halini alır. Bu nedenle birtakım işlere özen gösterilmelidir.

Bunlar:

• Toplantı gündemi, önceden yönetici ile tespit edilerek yazılmalı, açıkça tarif edilmiş özel amaçlar belirlenmelidir.

• Mümkünse katılımcıların, gündem hazırlanmasına katkıda bulunmaları sağlanmalıdır.

• Toplantının yapılacağı yer, tarih ve saat saptanmalıdır.

• Toplantıdaki konuşmacıların gerekli bilgiye, uzmanlığa sahip, konu ile ilgili kişiler arasından seçilmesine dikkat edilmelidir.

• Toplantıya katılacak kişilere haber verilmelidir.

• Her konu için, önceliğine göre zaman sınırlamalı bir gündem bastırılıp toplantıdan önce katılımcılara dağıtılarak hazırlanmaları sağlanmalıdır.

• Toplantı mekânının düzenlenmesi sağlanmalıdır. Masa ve koltuk düzeni ayarlanmalı, katılımcıların isim kartları oturma şekline göre yerleştirilmeli, mekanın havalandırma, ısıtma, aydınlatma işlemlerinin yeterli düzeyde olması sağlanmalı, gerekli olan araç-gereçler temin edilmeli, ikram edilecek yiyecek ve içecekler hazırlanmalı.

• Toplantıyı yönetmek için bir toplantı başkanı, notları almak için ve zamanı kontrol etmek için de birer yetkili belirlenmelidir.

• Toplantının başlama saatini değişik tutarak katılımcıların dikkati zaman konusu üzerine çekilebilir. Belirlenen zamanlamalara uyulmasına özen gösterilmelidir.

• Toplantı konusunun dışına çıkılmasına izin verilmemelidir. Bu zaman kaybına ve dikkatlerin dağılmasına neden olur.

• Toplantı notlarının toplantıdan hemen sonra dağıtılmasını sağlanmalıdır. Notların, doğru noktalara temas ettiğinden emin olunmalıdır.


Toplantı yapmak için toplantı yapılmaz. Başarılı ve sonuç alıcı toplantının bir amaç değil, belli bir amaca ulaşmak için bir araç olduğu hiçbir zaman unutulmamalıdır.

Çoğu zaman, ayaküstü ya da telefon görüşmeleriyle çözülecek sorunlarla ilgili de toplantı yapılır. Oysa toplantıların içeriğinin özenle belirlenmesi gerekir. Toplantı ana meseleler üzerinde yoğunlaşmaya, motivasyonu arttırmaya ya da katılanların görüş ve önerilerini çoğaltmaya yardımcı olmalıdır.

Süreç genellikle pek dikkate alınmaz, ama toplantının can damarını oluşturur. Araştırmalar kara alma sürecinin bir parçası olduğunu hisseden katılımcıların kararı uygulama konusunda daha istekli ve verimli olduğunu gösteriyor. Toplantıya katılanların hem birey olarak hemde topluluk olarak ihtiyaçları dikkate alınmışmı? Katılanlar görüşlerini ifade edebiliyor, kendilerini karar alma sürecinin bir parçası olarak görülebiliyorlar mı? Kötü niyetli ya da bozguncu davranışlar açıkça ele alınıyor mu? Toplantının havası enerji yüklü mü? Katılanlar toplantının amacıyla ilgili heyecan duyuyorlar mı? Bunlar sağlandığında toplantı canlı ve verimli bir süreç olarak cereyan eder.

Toplantıların başarısı toplantıya çağıran ve o toplantıyı yöneten kişi kadar katılımcılara da bağlıdır. Bu nedenle, amacı muğlak buluyorsak, hiç çekinmeden bunu belirtmemiz yararlı olur.

Kaynak:yenibirhedef.com

137.jpg